回答
技能実習制度運用要領に掲載されている届出・報告一覧は次のとおりで、これらが不適切だったとして違反が指摘されたものです。
| 届出・報告 | 届出・報告期限 |
| 技能実習計画軽微変更届出書（省令様式第３号） | 変更事由発生後１か月以内 |
| 実習実施者届出書（省令様式第７号） | 技能実習開始後遅滞なく |
| 技能実習実施困難時届出書（省令様式第９号）の内容を監理団体に通知 | 事由発生後遅滞なく |
| 実習認定取消し事由該当事実に係る報告書（参考様式第３－１号）の内容を監理団体に報告 | 報告事由発生後直ちに |
| 実施状況報告書（省令様式第１０号） | 毎年４月から５月末まで |
技能実習計画軽微変更届出書
次の項目に変更があった場合、届出が必要です。
（令和３年４月版技能実習制度運用要領第４章第４節に表があります）
○実習実施者（法人：名称、所在地、代表者氏名、役員氏名）、（個人：氏名、住所）
○技能実習を行わせる事業所（名称、所在地）○技能実習責任者、技能実習指導員、生活指導員の氏名
○技能実習生氏名、国籍（国又は地域）、生年月日、性別、帰国期間（３号）
○技能実習の期間、時間数○監理団体担当事業所の名称
○取次送出機関の氏名又は名称
○技能実習生の待遇（賃金、講習手当、その他の報酬、雇用契約期間、労働時間及び休憩、所定労働時間、休日、休暇、宿泊施設、技能実習生が定期に負担する費用
○入国後講習実施予定（監理団体、講師、講習期間、講習内容、講習時間数）
○実習実施予定表（事業所、実習期間、技能実習の内容、月・時間数、使用する素材、材料等、使用する機械、器具等、製品等の例）
実習実施者届出書
実習実施者として一番最初に技能実習を開始した後に１回限り遅滞なく提出します。
遅滞なくというのは、２週間以内と考えてください。
技能実習制度運用要領の困難時届も遅滞なく提出となっていて、それが「困難になった事由が発生してから２週間以内」との記載があるので、機構としては「遅滞なく」といのは２週間以内」と考えているようです。手続きを忘れないうちに届出しましょう。
この届出をすることによって、外国人技能実習機構から「実習実施者届出受理番号」という実習実施者に固有の番号が交付されます。
以後の様々な手続きで使われる番号となります。
技能実習実施困難時届出書の内容を監理団体に通知
機構への報告は監理団体から遅滞なく行うことになっているため、実習実施者は、事業上・経営上の都合、技能実習生の病気や怪我（労災を含む。）の事情等で技能実習を行わせることが困難となった場合には、速やかに監理団体に通知する必要があります。
通知期限の理由
監理団体から機構への報告期限は次のように運用要領で定められています。
○技能実習生が途中帰国することとなる場合：帰国日前まで
○それ以外の理由で技能実習を行わせることが困難になった場合：困難になった事由が発生してから２週間以内
特に技能実習生が帰国することとなる場合には、監理団体が技能実習生に対し、意に反して技能実習を中止して帰国する必要がないことの説明や帰国の意思確認を書面により十分に行った上で機構に届出しなければならないため、帰国直前とか帰国後に知らせてしまうと、監理団体も必要な手続きを行わなかった違反となり、実習実施者も監理団体に通知しなかったという違反を指摘されてしまうことになります。実習実施者は監理団体の報告が遅かったときに備えて、通知日はしっかりと記録しておきましょう。
このような手続きが定められたのは、旧制度において、技能実習生が働けなくなったら強制帰国させるという使い捨て事案が発生していたことを受けたものです。
技能実習法がスタート当初は、１日でも早く帰らせる場合は困難時届が必要といわれていました。
それだと飛行機の予約便の都合で早くなるケースも全て届出が必要となって不合理だったので、現在は、
○帰国便の都合
○期間満了日前に有給休暇をまとめて消化する場合
などの技能実習期間の満了まで技能実習を行わせられないことにやむを得ない事情がある場合であって、技能実習期間満了前の帰国についての申告書技能実習生の意に反するものでないことが確認できる場合には、「技能実習期間満了前の帰国についての申告書（参考様式第１-40 号）」等により、帰国の意思確認を十分に行い、これらのやむを得ない事情があったことを記録しておく場合は、技能実習実施困難時届出書の提出は不要となっています。
母国語版の様式は機構のホームページにあります。
様式
実習認定取消し事由該当事実に係る報告書の内容を監理団体に報告
報告すべき内容は次のとおりです。
１ 認定計画に従って技能実習を行わせていないとき
２ 認定計画が認定基準に適合しなくなったと認めるとき
３ 認定の欠格事由に該当することとなったとき
４ 主務大臣に対する虚偽の報告等
５ 外国人技能実習機構に対する虚偽の報告等
６ 改善命令違反
７ 出入国・労働に関する法令に関し不正又は著しい不当な行為
全部覚えておくのは大変なので、次のことがあったときには必ず監理団体に報告しましょう○ 何の法律でも刑罰を与えられたとき
○ 労働基準監督署、出入国在留管理局、警察など行政機関から指導を受けたとき
○ 外国人技能実習機構から指導を受けたとき
○ 技能実習計画と実作業が違うとき
実施状況報告書
機構の統計資料にも反映されていないため、いまいち何のために報告を求めているのかよくわからない報告書です。
これを提出しないと督促があり、間違っていると虚偽報告と言われてしまいそうな面倒な報告ですが、期日までに報告していればとりあえずＯＫのようです。
記載に関するＱ＆Ａがなぜか様式のところにあって判りにくいので、リンクを張っておきます
実施状況報告書記載に関するよくあるご質問について
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